O Método Zettelkasten para Equipes Distribuídas

Você veio aqui em busca de conhecimento? 🧠

Esse é o momento perfeito, pois estamos prestes a examinar mais de perto outro sistema interessante para coletar e organizar informações. 

Uma ideia do sociólogo alemão Niklas Luhmann, o método Zettelkasten pode tornar você (e sua equipe) mais inteligentes, produtivos e eficazes no trabalho.

Embora o Zettelkasten tenha sido originalmente criado para apoiar a pesquisa científica de Luhmann, decidimos olhar para ele de um ângulo ligeiramente diferente. 

Neste artigo, respondemos às perguntas: 

  • 👉 O que é o método Zettelkasten?
  • 👉 Como funciona? Ainda é relevante em 2020?
  • 👉 Quais são os benefícios de um Zettelkasten?
  • 👉 Como criar um Zettelkasten colaborativo?

Como a maior parte do material disponível no sistema de Luhmann está em alemão ( * Das Leben ist kein Ponyhof… 🦄), incluímos alguns recursos extras em inglês para leitura posterior. 

Você os encontrará no final deste artigo.

💡 Antes de começar… Este artigo faz parte da nossa “gestão do conhecimento”. Series. 

Certifique-se de verificar outras histórias semelhantes quando terminar de ler:

O que é o método Zettelkasten? 🗄️

Como você já sabe, o elegante termo zettelkasten zettel = nota + kasten = caixa) vem do idioma alemão e significa uma “caixa de notas”, assim como esta:👇 

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Zettelkasten de Luhmann via Kunsthalle Bielefel.

Como conceito, o método Zettelkasten envolve capturar, armazenar e organizar informações usando um sistema simples  de fichas

Luhmann, um autor acadêmico e prolífico, criou o Zettelkasten para catalogar informações que ele poderia usar mais tarde em seus escritos. 

Conforme observado por Manfred Kuehn (1), que é uma autoridade no Zettelkasten: “Luhmann (…) descreveu seu sistema como sua memória secundária ( Zweitgedächtnis ), alter ego ou sua memória de leitura ( Lesegedächtnis ).”

Até certo ponto, o Zettelkasten pretendia imitar a maneira como o cérebro funciona e assumir efetivamente a “memorização” de todas as informações que Luhmann coletou durante sua pesquisa. 

Você pode pensar no Zettelkasten como uma versão inicial do conceito de “segundo cérebro” que discutimos em ” Como construir um segundo cérebro para equipes distribuídas“.

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Foto de Luhmann na cabeça composta de cartas Zettelkasten via Luhmann-Archiv.

Como funciona o Zettelkasten? 🤔

De acordo com Kuehn (1) , sistema de Luhmann usado “pequenas (um pouco maior do que 5 x 8 cartões, ou Din-A 6, para ser mais preciso)” cartões de índice . 

Cada vez que Luhmann anotava algo que achava particularmente interessante ou conectado a um livro ou artigo em que estava trabalhando, ele transferia essa informação para um cartão, codificava com um ID exclusivo e o arquivava em seu Zettelkasten

🗃 Zettel Trivia: Muitos autores e artistas famosos usaram fichas em seus trabalhos. O romancista russo Vladimir Nabokov escreveu seu último romance The Original of Laura (intitulado A Novel in Fragments) em um conjunto de 138 cartões que foram reunidos e publicados após sua morte. Ele também usou cartões de índice para sua (in) famosa Lolita . (4)

O tamanho dos cartões era importante por vários motivos, sendo o mais prático a capacidade de armazenamento

Ao longo de 50 anos, Luhmann arquivou 90.000 notas para que não fosse prático ou mesmo remotamente possível armazenar folhas maiores de papel no mesmo volume. 

A outra razão pela qual notas compactas e nítidas funcionam melhor é a natureza atômica do sistema. Cada nota representa um único pensamento ou ideia. Mesmo que se conecte a um conceito ou campo de estudo mais amplo, as conexões acontecem em um nível superior, além das próprias notas.

Aqui está uma das fichas de Luhmann digitalizadas pela Universidade de Bielefeld. Observe o número do índice no canto superior esquerdo da nota. O padrão de numeração é visualizado abaixo. 

Uma nota digitalizada de Zettelkasten via Luhmann-Archiv - ProdutiveMe
Uma nota digitalizada de Zettelkasten via Luhmann-Archiv .

🗃 Dica Zettelkasten : Como é o caso da maioria dos sistemas de gestão do conhecimento, não há uma maneira * certa * de implementar o Zettelkasten. Embora Luhmann usasse cartões de papel e caixas físicas para armazená-los, você pode escolher qualquer meio que funcione melhor para você. A mesma regra se aplica a nomear e categorizar suas notas. 

🎰 Atribuição de IDs únicos

Um dos métodos de indexação mais populares recomendados pela comunidade Zettelkasten é correlacionar IDs de notas com a data e hora em que são criadas. 

Por exemplo, o ID de uma nota criada em 25 de janeiro de 2020 poderia ser assim: 25012020

Quando o dividimos, obtemos o seguinte formato (DD / MM / AAAA) ou 25/05/2020. 

Essa abordagem pode ser ainda mais refinada adicionando horas, minutos (HH: MM) e sufixos opcionais para obter mais granularidade.

ProdutiveMe - Zettelkasten

Simples, certo?

A indexação com base em data é excelente por vários motivos. 

Fornece às suas notas um contexto adicional da hora em que foram criadas. Também torna muito mais fácil “decifrar” notas individuais de relance. 

Por último, mas não menos importante, evita duplicatas ou inconsistências na numeração.

⛓ Conectando as notas dos pontos

O poder de Zettelkasten está nas conexões entre notas individuais. 

Dependendo se você decidir usar uma caneta e papel ou um sistema digital, você pode engrenar seu Zettelkasten por:

  • Inserindo um ID de nota de uma nota para outra
  • Usando hiperlinks para criar conexões diretas
  • Manter um índice mestre com uma lista de todas as suas notas
  • Adicionando granularidade com tags, categorias ou áreas de interesse

Alguns puristas de Zettelkasten dizem que o sistema não precisa de tags e categorias para ser eficaz, mas na verdade depende da preferência pessoal. 

Se você está planejando criar um Zettelkasten colaborativo para sua equipe distribuída (mais sobre isso em um momento), recomendamos adicionar o máximo de granularidade possível.

🌳 Ramificação

Embora cada nota no Zettelkasten tenha um ID exclusivo, a ramificação torna possível conectar as notas usando apenas seus números de referência. 

Digamos que você acabou de ler sobre uma passagem interessante em um livro e deseja adicioná-la ao seu Zettelkasten

Seguindo a convenção de data/hora, essa nota pode ser indexada como 080620201600 (dependendo de quando você está adicionando ao seu Zettelkasten).  

Então, o que acontecerá se outro livro expandir o conceito e adicionar detalhes importantes que completem o que já está dentro do catálogo?

Claro, você pode adicionar o ID de uma nova nota à entrada original de nível superior e fazer o mesmo ao contrário. 

Mas você também pode ramificar a nota original e criar um ID de ramificação que levaria naturalmente ao conceito original.  

Dê uma olhada no diagrama de árvore a seguir e veja como você pode ramificar um ID exclusivo como 080620201600 em 080620201600 A, 080620201600 A1, 080620201600 B, 080620201600 C…

Então, juntando tudo, aqui está uma receita simples de Zettelkasten de 5 etapas:

  1. 🔎  Encontre uma informação interessante. Pode ser relacionado ao trabalho ou pessoal, vinculado a um projeto específico ou apenas trivialidades que você acha que vale a pena manter. Se você estiver usando um Zettelkaten digital, suas notas não precisam ser limitadas apenas a texto. Eles podem incluir imagens, vídeos, bits de código ou mesmo gravações de áudio.
  2. ➡ Transfira as informações para o seu Zettelkasten. Siga o formato de Luhmann e mantenha suas notas nítidas. Guarde apenas as informações essenciais e descarte o resto. Se você não tem certeza do que manter, pode usar a técnica de sumarização progressiva de Tiago Forte que descrevemos em nosso artigo sobre o “segundo cérebro”.
  3. 🎰  Crie um ID exclusivo para sua nota. Criar IDs de notas é “a coisa” no Zettelkasten. Você deve criar um sistema progressivo que permita numerar as notas sem limitações e ajude a estabelecer conexões entre elas (leia para saber como).
  4. 🔗  Atribua a fonte. Incluir um link ou uma nota bibliográfica na fonte permitirá que você rastreie o material original, caso precise dele no futuro. As atribuições podem incluir o nome do autor, título do livro, capítulo específico ou número da página.
  5. ⛓  Construir conexões. Seu Zettelkasten pode não parecer muito no início. Mas, à medida que você continua a adicionar novas entradas e conectá-las às notas existentes, ele crescerá exponencialmente e, eventualmente, se tornará indispensável. Construir um Zettelkasten é mais uma maratona do que uma corrida de velocidade.

5 Benefícios do Método Zettelkasten 👍

Como você pode ver, o método Zettelkasten é muito simples. 

Mesmo com o crescimento do seu Zettelkasten, as regras para armazenar e organizar entradas não mudam muito. Mas isso não é tudo.

Aqui estão mais cinco razões pelas quais o sistema vale seu tempo: 

  1. 🧠  Ele atua como seu segundo cérebro. Graças ao ZettelkastenLuhmann não precisou de assistentes durante sua carreira acadêmica. Ele podia confiar e interagir com seu Zettelkasten como faria com um parceiro de conversa.
  2. 🌱  Ele * pode * crescer. Ao longo de sua vida, Luhmann escreveu e arquivou cerca de 90.000 cartões de papel. Contanto que você possa criar um sistema de indexação de longa duração, seu Zettelkasten não é realmente limitado em termos de capacidade.
  3. 🔐  É à prova de falhas. Ao contrário da memória humana, que é extremamente falível, o Zettelkasten está sempre lá para você. Nenhuma informação é perdida ou fragmentada. E se você usar um Zettelkasten digital, a extração de informações acontece instantaneamente, seja com pesquisa de texto completo ou links diretos entre notas.
  4. 🥳  Pode surpreendê-lo. Abrir seu Zettelkasten é como voltar a um grande livro que você leu há muitos anos. É uma sensação maravilhosa redescobrir pepitas de conhecimento que você nem sabia que existiam. Quanto mais informações você inserir no sistema, mais notável ele se tornará.

Zettelkasten colaborativo e remoto 🧠 ↔ 🤖

Não há dúvida de que o Zettelkasten é um sistema excessivamente pessoal que funciona melhor para, bem … gerenciamento de conhecimento pessoal (PKM). 

Afinal, ele serve para funcionar como seu segundo cérebro e, até certo ponto, imita a maneira como seu amigo mindinho mescla pedaços de informação. 

7GPS - Cerebro

Pronto para uma reviravolta na história? 

Vamos ver se podemos responder às seguintes perguntas:

  • Você pode usar um Zettelkasten para um grupo de pessoas? 
  • Em caso afirmativo, quais são os benefícios de aplicar o sistema em uma escala mais ampla? 
  • Pode ser usado em uma organização 100% distribuída onde as equipes colaboram remotamente?

Abordagem coletiva e colaborativa para a gestão do conhecimento é algo que discutimos algum tempo atrás em nosso artigo sobre Passado, Presente e Futuro de Outlining Software . Tl; dr: É perfeitamente possível. E há muitos bons motivos pelos quais você deve considerar a criação de um Zettelkasten colaborativo para sua equipe distribuída.

As 3 regras de um Zettelkasten digital 👨🏻‍💻

Para facilitar o processo de criação de um Zettelkasten colaborativo, adotaremos o conjunto de três princípios – mobilidade , estabilidade e combinabilidade – sugerido pelo Professor Sean Lawson (2) (originalmente de Bruno Latour’s Science in Action) .

🔄  Mobilidade. Adicionar bits de informação ao Zettelkasten deve ser rápido e intuitivo. Quer isso signifique salvar “cartões” digitais em armazenamento em nuvem compartilhado ou em um aplicativo de anotações colaborativo, a decisão é realmente sua e de sua equipe. O mesmo se aplica à pesquisa do conteúdo do Zettelkasten e à obtenção das informações. Se for muito complexo, ninguém vai usá-lo de qualquer maneira, portanto, opte pela simplicidade.

🗄  Estabilidade. As informações que sua equipe captura devem sempre estar vinculadas à fonte. Em outras palavras, ele não pode ser adicionado ao Zettelkasten sem um contexto ou referência adequada. Por exemplo, se o seu catálogo Zettelkasten inclui dados estatísticos que você deseja usar em seu projeto de marketing, ele deve ter um link para a pesquisa original e fornecer uma nota bibliográfica sobre isso.

🔎  Combinabilidade. Nós individuais do Zettelkasten de sua equipe devem se articular em uma rede de pensamentos, conceitos e ideias. Para entender melhor como as notas se relacionam entre si, você pode usar tags, categorias e tópicos. Embora agrupar notas seja um tópico controverso na comunidade Zettelkasten, não há razão para que sua equipe não o faça se isso torna o sistema ainda mais útil.

Como criar um Zettelkasten colaborativo no Taskade 🐑

E agora a parte divertida. 🎉

Nesta seção, mostraremos como criar um Zettelkasten colaborativo e descentralizado para sua equipe distribuída no Taskade. Como algumas das etapas descritas abaixo são semelhantes à metodologia BASB mencionada anteriormente, você pode continuar com esse artigo quando terminar aqui (clique). 

👩‍🔬  Lembre-se: Não existe uma maneira certa de implementar o Zettelkasten, então sinta-se à vontade para experimentar o seu sistema da maneira que desejar.

🎰 Decidir sobre um método de indexação

Como explicamos antes, o método mais intuitivo para indexar suas notas é usar a codificação de data / hora e adicionar combinações opcionais de prefixo / sufixo, se necessário.

Por exemplo, um ID de nota criado em 8 de junho de 2020 às 8:00 seria parecido com [08] [06] [2020] [0800] . Se uma nova nota pegar em um conceito ou ideia mais ampla que já está em seu Zettelkasten, você pode ramificar em [08] [06] [2020] [0800] [1] ou [08] [06] [2020] [0800] [1a] e continue ad infinitum.

Mas essa não é a única maneira de identificar suas entradas do Zettelkasten.

Outro método de indexação simples seria usar uma variação de palavra – chave em várias notas. Por exemplo, uma longa série de entradas contendo citações de livros pode ter a seguinte aparência:

Taskade_ProdutiveMe_Zettelkasten_Variation

Observe como uma palavra-chave pode se ramificar facilmente usando dígitos/números, letras e emojis.

Cada elemento “central” de um título de nota, incluindo emojis exclusivos, pode então ser usado como uma âncora na pesquisa de texto completo.

Embora essa abordagem não ofereça o elemento de “surpresa” que Luhmann encontrou em seu Zettelkasten, ela torna a identificação e a obtenção de entradas específicas muito mais fácil em comparação com a indexação baseada em data.

🏡 Encontre um lar para suas anotações (espaços de trabalho, subespaços e projetos)

O Taskade tem três métodos distintos de armazenamento de conteúdo – espaços de trabalho, subespaços e projetos . 

Depois de ter seu Zettelkasten Workspace ou Subspace no lugar, você pode começar a criar notas de duas maneiras:

  1. Ao adicionar notas de Zettelkasten como novos projetos com IDs exclusivos:
Zettelkasten_Taskade_ProdutiveMe
  1. Ou criando lotes de notas dentro de projetos específicos:

No início, você pode encorajar sua equipe a experimentar um pouco e ver qual método ou organização funciona melhor para eles. 

No longo prazo, certifique-se de seguir um sistema para que os identificadores, tags e categorias (se você os usar) sejam consistentes. 

🔗 Criar conexões

Sua equipe pode criar links cruzados de notas associadas de várias maneiras, inserindo IDs de notas nas entradas correspondentes, vinculando notas diretamente ou criando um índice mestre que listará todas as notas no sistema.

Cross_Notes_Taskade

🗃 Use tags, categorias e tópicos

Se você decidir usar tags ou categorias, a funcionalidade #tag da Taskade ajudará sua equipe a classificar e filtrar grupos de notas dentro de Projetos ou Espaços de Trabalho específicos.

Taskade_Gif

🔎 Encontre suas anotações

Quando se trata de extrair informações do Zettelkasten, a maneira mais fácil de fazer isso é por meio de uma pesquisa de texto completo. 

No Taskade, você pode executar pesquisas globalmente (em áreas de trabalho, subespaços e projeto) ou restringi-las a projetos individuais.

Pesquise globalmente …

Taskade_Global_Search

… ou dentro dos limites de projetos específicos:

Taskade_Global_Search_2

👨🏻‍💻👩‍💻 Colabore!

Para que o Zettelkasten seja realmente eficaz, incentive sua equipe a torná-lo uma parte constante de seu fluxo de trabalho. 

Cada vez que um membro da equipe se depara com um insight valioso ou informações importantes que podem (ou não) contribuir para o que a equipe está trabalhando, ele deve adicioná-lo ao Zettelkasten para que outros também possam selecionar e selecionar essas informações.

Mas isso não é tudo:

  • 🔒 Defina funções de usuário e permissões para usuários específicos em sua organização e decida quem pode adicionar, modificar e ler o conteúdo do Zettelkasten.
  • 💬  Deixe sua equipe discutir o conteúdo do Zettelkasten via chat ilimitado, vídeo ou chamadas em conferência .
  • 📝  Abra o Zettelkasten para curadoria por meio de comentários do usuário.
  • 🎨  Adicione diferentes tipos de mídia ao seu Zettelkasten. Você pode fazer upload de imagens, vídeos, planilhas, gravações de voz e muito mais!

Conclusão 🐑

Embora o Zettelkasten esteja profundamente enraizado na era do papel e caneta, ele oferece o que falta a muitos sistemas de gerenciamento de conhecimento modernos: simplicidade. 

É surpreendente como um processo 100% analógico pode ser tão flexível, intuitivo e se ajustar basicamente a qualquer meio.

É verdade que leva tempo para construir e criar um repositório de conhecimento realmente útil, mas o esforço valerá a pena. 

Um Zettelkasten colaborativo e descentralizado é uma ótima maneira de manter sua equipe distribuída conectada, informada e sempre na mesma página. 

E se você não tiver certeza de onde criar um Zettelkasten digital para sua equipe, não procure mais. 

Recursos 🔗

  1. Blog altamente informativo de Manfred Kuehn sobre anotações. (1) ( clique )
  2. A opinião de Sean Lawson sobre a implementação de Zettelkasten. (2) ( clique )
  3. Uma tradução do livro de Luhman “Communicating with Slip Boxes”. ( clique )
  4. Na coleção de fichas de Nabokov. (4) ( clique ).

* a vida não é uma tigela de cerejas

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