Acelere a execução da equipe com esta estrutura remota de tomada de decisão

Tomar decisões em sua equipe remota parece um cabo de guerra? Ou é mais parecido com o Conselho de Elrond, com apenas alguns selecionados a par dos procedimentos? 

A boa notícia é que a tomada de decisão remota não precisa ser tão difícil (e lenta).

Taskade - ProdutiveMe - Imagem

No artigo de hoje, vamos ajudá-lo a construir uma estrutura de tomada de decisão remota para sua equipe. 

Ah, e também responderemos a algumas perguntas enquanto fazemos isso. 👇

  • 🌟 Por que a tomada de decisão remota é importante?
  • 🚧 O que torna isso tão difícil?
  • 🙋‍♂️ Como chegar a um consenso indolor?
  • E mais…

💡 Antes de ir … Este guia faz parte de nossa série sobre gerenciamento remoto de equipes (em inglês). Certifique-se de verificar outros artigos semelhantes quando terminar de ler.

  1. ⚡️ Guia de produtividade da equipe: como formar equipes remotas mais rápidas (em inglês)
  2. 🧠 Como construir um segundo cérebro para equipes distribuídas (em inglês)
  3. 📝 Mantenha-se organizado  com anotações colaborativas (em inglês)
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Tomada de decisão remota? Porque se importar? 🤷‍♀️

Tomar decisões rápidas, precisas e informadas em uma configuração de negócios é um bom desafio. Mas e se você precisar marcar todas as caixas em vários fusos horários?

Gráfico - BuzzFeed - Taskade - ProdutiveMe
“How You Make a Decision”, do BuzzFeed (1)

Aqui está a coisa. As equipes remotas podem se mover muito mais rápido do que suas contrapartes co-localizadas. E não, você não precisa microgerenciar ou ficar online 24 horas por dia, 7 dias por semana para conseguir isso.

“A menos que seja formalmente exigido por sua organização, nada disso exige que as pessoas estejam no mesmo“ lugar ”ao mesmo tempo: tudo pode acontecer de forma assíncrona.”

—Bertrand Delacrétaz, Cientista Principal, Adobe (2)

A criação de uma estrutura de tomada de decisão remota tornará sua equipe mais ágil e autônoma. E a melhor parte? Você estará menos inclinado a aprovar cada ninharia e terá mais tempo para o trabalho que realmente importa.

Mas primeiro, vamos esclarecer algumas coisas fora do caminho, vamos?

3 Desafios de tomada de decisão remota 🚧

1. Diferenças de fuso horário 🌔

As equipes geograficamente dispersas precisam ser conservadoras sobre como usam seu tempo. Uma estreita sobreposição diária costuma ser a única chance de:

  • 🗓  Agende uma reunião
  • 👆  Faça perguntas e dê feedback
  • 💬  Discuta assuntos em andamento
  • ⏰  Tome decisões urgentes

Quer queiramos ou não, a maioria das decisões em um local de trabalho remoto são assíncronas. Se você deseja que sua equipe se mova rapidamente, você precisa fazer o melhor uso da comunicação assíncrona e ensinar outras pessoas a usá-la de maneira eficaz.

2. Doenças de videoconferência 🤳

A pandemia coroou o principal canal de comunicação, a videoconferência. Mas ainda estamos muito longe de acertar.

  • ⚙️  Obstáculos técnicos
  • 👎  Baixa participação
  • 🎮  Distrações em casa
  • 🤯  Muitas reuniões / reuniões muito longas
  • 🗓  Problemas de agendamento

Colocar todos na mesma página em meio a todo aquele caos não é exatamente um passeio no parque. 

Quando você adiciona “fadiga do zoom” e comunicação não verbal, chegar a um consenso torna-se uma perspectiva remota (trocadilho intencional).

3. Lidando com Estática 🤯

A comunicação remota muitas vezes parece um jogo de chamada morta. 

As informações de saída são parciais, distorcidas ou sem sentido.

Mesmo se sua equipe tiver um hub de comunicação central (mais sobre isso em breve), é provável que eles ainda discutam assuntos relacionados ao projeto por meio de DMs e chamadas individuais. O resultado?

  • 👥  Silos de comunicação
  • 🤫  Baixa transparência
  • 🤷‍♂️  Falta de confiança
  • ❌  Lacunas de conhecimento
  • 📉  Má colaboração

Você não pode esperar que sua equipe se mova rapidamente se eles precisam constantemente descobrir as coisas por conta própria. O mesmo se aplica às decisões tomadas por trás de portas fechadas (figurativas).

Fundamentos de tomada de decisão remota 🧰

Se você deseja aumentar a velocidade da tomada de decisão, você precisa de duas coisas: uma estrutura de tomada de decisão confiável e um hub de comunicação / colaboração . 

As dicas e truques deste artigo o ajudarão a acertar o primeiro. 

Quanto à outra ponta da caixa de ferramentas de tomada de decisão … O Taskade está aqui para ajudar. 👇

O Taskade permite que equipes remotas discutam e trabalhem em projetos na mesma janela. 

Assim, você não precisa embaralhar vários aplicativos ou procurar documentos durante uma reunião.

Mas isso não é tudo:

Se você não tem uma conta Taskade, você pode criar uma aqui gratuitamente … Pronto?

Taskade - Br - ProdutiveMe

Estrutura de nível A para consenso remoto 👨‍💻👩‍💻

1. Reserve tempo para decisões ⏰

Quando Larry Page voltou ao Google em 2012, ele introduziu vários ajustes na dinâmica de reuniões da empresa. 

O mais importante deles? Decisões sobre reuniões!

“Se for absolutamente necessário que uma reunião aconteça antes que uma decisão seja tomada, a reunião deve ser agendada imediatamente.”

—Kristen Gil, VP de Operações de Negócios, “Velocidade de Inicialização” (3)

Ok, então o que isso significa para uma equipe distribuída? 

Como você amontoa todo o aborrecimento organizacional em uma ou duas horas de tempo de sobreposição?

Bem, você não. Em vez disso, sinta-se confortável com a ideia de tomar a maioria das decisões de forma assíncrona! 👇

  • 💬  Adote a comunicação assíncrona . Bate-papo e e-mail são seus melhores amigos. Comunique-se demais e seja muito específico sobre suas expectativas. Discuta as decisões críticas de negócios em um espaço de comunicação compartilhado. Elimine silos de comunicação e evite DMs para aumentar a transparência.
  • 🔎  Sondar e pesquisar Se você não puder evitar uma reunião, envie pesquisas e propostas para estabelecer os resultados esperados. Encurte o processo de tomada de decisão garantindo a adesão das partes interessadas desde o início.
  • ☝️  Limite o escopo . Se o resultado não afetar todos os membros / funções da equipe, envolva o número mínimo viável de partes interessadas. Certifique-se de manter o resto da equipe informado assim que a decisão for tomada.
  • 📚  Alavancar o conhecimento da equipe . Forneça os recursos e a documentação relevante para todas as partes interessadas. Mantenha wikis e bases de conhecimento (mais sobre isso em breve) atualizados e acessíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Claro, nem todas as decisões podem ser feitas de forma assíncrona e você terá que convocar uma reunião. Confira nosso artigo Subtraia a distância com uma lista de verificação de reunião virtual para aproveitar ao máximo suas videoconferências.

 

 

2. Use uma estrutura pronta para uso como RACI 📑

Existem muitas estruturas de tomada de decisão confiáveis que você pode implementar em sua equipe distribuída. Uma das mais populares é a Matriz de Atribuição de Responsabilidades.

RACI – um acrônimo para responsável, responsável, consultado, informado – é uma ferramenta de gerenciamento de projeto poderosa para definir funções e responsabilidades em equipes de projeto.

  • 👷‍♂️ (R) responsável . Membros da equipe / partes interessadas responsáveis por realizar uma tarefa específica ou concluir parte do projeto. Uma equipe de projeto pode ter mais de um responsável.
  • 👮‍♀️ (A) contável . Um membro da equipe / parte interessada que atribui tarefas e assina as entregas. Deve haver apenas um responsável por projeto / equipe.
  • 🧙‍♂️ (C) consultado . Especialistas no assunto que sua equipe pode consultar sobre o projeto, as tarefas e os resultados finais. Os consultados incluem membros da equipe com experiência relevante.
  • 👩‍🎓 (I)nformado . Pessoas que precisam estar a par do progresso geral do projeto. Toda a equipe do projeto pode receber esse status para aumentar a transparência.

Usar o RACI ajudará você a aumentar a transparência, aumentar a propriedade e reduzir o atrito. Tudo isso se acumulará para uma tomada de decisão remota mais eficiente e rápida.

Para criar uma matriz RACI para qualquer tipo de projeto/decisão:

  1. 👥  Determine quem está envolvido no projeto.
  2. 🤔  Defina suas funções (em vez disso, você pode usar nomes).
  3. ✅  Faça uma lista de tarefas / itens de ação.
  4. ➕  Emparelhe as partes interessadas / membros da equipe com tarefas específicas.
  5. 🤝  Envolva sua equipe.

Para facilitar o seu trabalho, criamos um modelo RACI simples e reutilizável. Copie-o para sua área de trabalho, edite e compartilhe com a equipe para começar!

3. Aumente a autonomia da equipe 🌟

Uma equipe remota verdadeiramente autônoma soa como uma lenda urbana, certo? Mas se você quiser que sua equipe se mova rápido, você deve ter algum controle. 

“Como executivo sênior, o que você realmente é pago para fazer? Você é pago para tomar um pequeno número de decisões de alta qualidade. Seu trabalho não é tomar milhares de decisões todos os dias. ”

—Jeff Bezos, “Thinking three years out” via Fast Company (4)

O conselho de Bezos captura perfeitamente o ingrediente crítico de equipes remotas eficazes. Quando você capacita e confia em sua equipe para fazer as escolhas certas – mesmo que sejam inicialmente decisões de baixo impacto – você não precisa manter o controle 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Veja por que você não deve microgerenciar. “What Group Projects Taught Me” de Endless Origami via HuffPost (5)

Não tem vontade de delegar tarefas e responsabilidades? Você corre o risco de estrangular o desempenho de sua equipe e se tornar o (micro) gerente do ano. 👇 

“Você atrapalha o desenvolvimento dos membros da sua equipe e os desmoraliza. Você cria uma vulnerabilidade organizacional quando sua equipe não está acostumada a funcionar sem a sua presença e envolvimento pesado. ”

—Muriel Maignan Wilkins, Signs That You’re a Micromanager via HBR (6)

Sua melhor aposta é deixar sua equipe saber que você confia em seu julgamento. Dê a eles todas as ferramentas e recursos e deixe-os exercitar os músculos da tomada de decisões.

E isso nos leva à próxima dica de nossa lista.

4. Invista no Conhecimento da Equipe 🧠

Capacitar sua equipe para agir com autonomia é apenas o primeiro passo. 

Você também deseja fornecer informações e recursos para que suas decisões sejam informadas e mais precisas.

“Os desafios de hoje e de amanhã ditam que, para o sucesso, as informações devem ser localizadas rapidamente e, uma vez localizadas, as pessoas devem ter confiança em sua precisão para poder usá-las para resolver um problema específico […]”

—Ginger Levin por meio do Project Management Institute (7)

Não sabe por onde começar? 

Cada equipe remota precisa de um repositório de conhecimento descentralizado para armazenar, organizar e recuperar informações. Isso pode incluir:

  • 🗂  wiki da empresa / equipe
  • 💡 Base de conhecimento interna
  • 📑  Modelos de documentos
  • 📀  Materiais de treinamento de vídeo / áudio
  • 🗄 Equipe Zettelkasten / Segundo cérebro 
  • 📨  Blog / boletim informativo da empresa
  • 🖥  Plataforma de e-learning

Cada um desses ativos dará à sua equipe uma fonte confiável de informações à qual eles podem se referir quando estiverem em uma encruzilhada. Uma única fonte de verdade também o ajudará a evitar idas e vindas incômodas no caminho.

Certifique-se de ler nosso artigo Como construir um segundo cérebro para equipes distribuídas se quiser aprender mais sobre gerenciamento de conhecimento remoto.

5. Ponto de bônus: Evite a paralisia da análise 🤯

Você acha que encontrou a solução perfeita para um problema ou tomou a decisão certa apenas para descer rapidamente no limbo da dúvida e da hesitação. Soa familiar?

Seja como Gandalf. Sempre tenha uma saída. “Gandalf Problem Solving, a Flowchart” por LotrProject (8)

A paralisia da análise é um problema comum na tomada de decisões em grupo. 

Quanto mais pessoas estiverem envolvidas no processo, maior será a probabilidade de ele criar gargalos e interromper o progresso.

  • “A é realmente melhor do que B?”
  • “Devemos considerar C, apenas no caso?”
  • “E quanto a D, E, F …?”
  • “Quem deve assinar isso?”
  • “O que pode dar errado?”

A contabilização de todos os cenários possíveis dificilmente é possível em uma configuração remota. 

Em vez disso, sua equipe deve ser capaz de reconhecer rapidamente o tipo de decisão e agir de acordo com ela.

Na dúvida, use a filosofia de Jeff Bezos e categorize as decisões de acordo com sua IRREVERSIBILIDADE e CONSEQUENCIALIDADE :

“[…] Muitas vezes me vejo na Amazon atuando como o diretor de desaceleração: ‘Uau, quero ver essa decisão analisada de dezessete maneiras porque é altamente consequente e irreversível.’ O problema é que a maioria das decisões não são assim. A maioria das decisões são portas de mão dupla. ”

—Jeff Bezos, “Thinking three years out” via Fast Company (3)

Aqui está um excelente guia visual do Dr. Rufus Pollock. 👇

Matriz de tomada de decisão
Matriz de tomada de decisão de Jeff Bezos, do Dr. Rufus Pollock (9)

E é isso! 👍

Good By - Taskade - ProdutiveMe

Em resumo 🐑

Chegar a um consenso entre os fusos horários não precisa ser um incômodo. Tudo que você precisa é de uma solução robusta e reutilizável que sua equipe possa colocar para trabalhar quando estiver em uma encruzilhada.

  • 🔥  Elimine obstáculos comuns de trabalho remoto.
  • 🧰   Construir uma caixa de ferramentas de tomada de decisão remota.
  • 📑  Crie uma estrutura confiável para sua equipe.
  • ☝️  Tome a decisão certa 9 vezes de 10.
  • 🔄   Enxágue e repita!

Ao implementar as dicas de nosso artigo, você dará à sua equipe mais espaço para respirar e capacitá-la a fazer escolhas mais rápidas e informadas.

Até a próxima! 👋

Recursos: 🔗

(1) www.buzzfeed.com/benhenry/charts-indecisive-people-will-understand#.jxl4NGyXw
(2)https://archive.fosdem.org/2018/schedule/event/community_decision_making_why_how/attachments/slides/2122/export/events/attachments/community_decision_making_why_how/slides/2122/async_decisions_bertrand_2018.pdf
(3) https://web.archive.org/web/20121005065400if_/https://www.thinkwithgoogle.com/quarterly/speed/start-up-speed-kristen-gil.html
(4) https://www.fastcompany.com/90578272/how-jeff-bezos-makes-decisions
(5) https://www.huffpost.com/entry/what-group-projects-taught-me_n_1097597
(6) https://hbr.org/2014/11/signs-that-youre-a-micromanager
(7) https://www.pmi.org/learning/library/knowledge-management-success-generate-value-6656
(8) http://lotrproject.com/blog/2013/01/09/gandalf-problem-solving-a-flowchart/
(9) ttps://rufuspollock.com/2020/05/18/jeff-bezos-fast-high-quality-decision-making/