Com a quantidade de e-mails que recebemos todos os dias fica da dia mais complicado manter nossa caixa de e-mail limpa e organizada.
Além da questão visual, desta forma é muito provável que e-mails realmente importantes passem desapercebidos em meio a uma enxurrada de e-mails desnecessários.
Visto isso, na década de 90 o Merlin Mann criou uma técnica chamada de Inbox Zero, que tem como principal objetivo ter uma metodologia para lidar com a quantidade crescente de e-mails em nossa caixa de entrada.
O Problema:
Então vamos direto eu ponto.
A primeira coisa que temos que ter em mente é que o e-mail, no geral, é uma ferramenta que acaba tirando o nosso foco.
Claro que existem excessões, como as pessoas que trabalham diretamente com o e-mail, mas no geral, o e-mail acaba servindo como uma distração, trazendo uma notificação que tira o foco da atividade que você está realizando.
Dito isto, o primeiro passo do Inbox Zero é reservar períodos do dia para atuar em sua caixa de entrada.
O recomendável para quem trabalha de 8 á 10 horas são 3 vezes ao dia. Mas claro, adapte a suas necessidades.
Ações:
Após definir a quantidade de vezes que você acompanhará o seu e-mail por dia, precisamos atuar em e-mail por e-mail.
Para cada e-mail, temos 4 ações possíveis. São elas:
- Excluir
- Delegar
- Adiar
- Fazer
Vou explicar com maiores detalhes cada uma das ações um pouco mais pra frente, mas ai já fica a nossa próxima regra. Para todo e-mail aberto devemos aplicar a regra.
Excluír:
Delegar:
Certo, o e-mail então é importante e não da pra excluir ou arquivar, porém, a ação que deverá ser realizada não depende de você.
Sendo assim vamos delega-lo, ou seja, encaminhar para alguém que se tornará responsável pelo assunto.
É importante deixar claro que ao delegar um e-mail, ainda assim, temos a responsabilidade de fazer o acompanhamento do desfecho do assunto. Sendo assim, ao encaminhar o chamado, organize-o de forma que você tenha o controle que aquele assunto ainda existe.
Adiar:
Temos uma regra no Inbox Zero que é:
Se um e-mail irá demorar mais de 2 minutos para ser resolvido, então você deverá adiá-lo.
Ou seja, leia o e-mail, entenda qual é ação necessária e caso não seja possível excluir ou delegar, avalie se ele demorará mais do que 2 minutos. Se demorar, então adie.
Adiar significa deixá-lo identificável de alguma forma e agendar um horário para realizar o seu processamento. Quer um exemplo?
Abri o meu e-mail e entendi que preciso realizar alguma ação, porém, vai demorar mais de 2 minutos.
Sendo assim, vou colocá-lo em uma pasta chamado adia-do e na minha agenda vou reservar o horário das 14 ás 14:20 para atuar na atividade.
Fazer:
Sempre que o e-mail requer uma ação e ela demorará menos que 2 minutos, então nós devemos fazer.
A ideia é que ao fazer uma atividade simples, nós já resolvemos o assunto, evitamos receber mais e-mails do mesmo assunto (novas cobranças) e de quebra limpamos nossa caixa de entrada.
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Mais uma regra:
Agora precisamos saber que existe mais uma regra para que o Inbox Zero de certo, que é, sempre que abrir um e-mail, faça o processamento, ou seja, se você abriu um e-mail, precisa fazer alguma ação.
Apesar de parecer não ser tão importante, esse é uma regra que vale a pena ser seguida. Eu mesmo, no começo, não fazia desta forma 100% das vezes e acabava deixando vários e vários e-mails para trás.
Automatizando...
Quando começamos a fazer o processamento dos nossos e-mails percebemos que a esmagadora parte dos e-mails era excluido/arquivado, ou seja, eu não precisava nem processar esses e-mails.
Sendo assim, a melhor opção é criar regras para que os e-mails sejam excluídos ou arquivados automaticamente.
Com isso, você consegue diminuir e muito os e-mails a serem processados.
Resumindo:
1. Defina períodos do dia para atuar em sua caixa de e-mail;
2. Existem 4 possíveis ações:
- Excluir
- Delegar
- Adiar
- Fazer
E tem mais...
E tam mais. Lançamos hoje um episódio do Caixa de Ferramentas Cast, o nosso podcast que fala sobre ténicas e ferramentas de produtividade.
