Trello
Desde tarefas doméstica a times ágeis. O Trello vai te ajudar a organizar as tarefas.
O Trello é uma das mais conhecidas ferramentas quando o assunto é Kanban.
Ele serve principalmente para controlar fluxos de atividades, sejam simples ou complexas. Também é muito utilizado para o trabalho em equipe, pois, além de dar uma visão geral também é atualizado em tempo real.
Se você já utiliza a ferramenta sabe que para adicionar um cartão geralmente abrimos o Trello e criamos o cartão manualmente clicando em “+ Adicionar um cartão“, porém, essa não é a única forma.
Uma forma que eu uso bastante é criar um cartão via e-mail. É bem simples e hoje vamos abordar o assunto.
Cartão via E-mail:
O processo é bem simples.
Acesse o Trello e entre no cartão que quer utilizar a configuração.
Exemplo de Cartão com três colunas de listas - Versão Web
Feito isso, na lateral superior direita (versão Web) você deve clicar em “Mostrar Menu“ :
1 – Agora, temos um Menu com várias opções. Clique em Mais para vermos outras opções:
2 – Ok, agora procure pela opção “Configurações de e-mail para Quadro“ e temos algumas opções
1 - No menu, clique em “Mais“.
2 - Então, agora você deverá clicar em “Configurações de e-mail para Quadro“
Então vamos detalhar as configurações:
A primeira coluna é o seu e-mail para o Quadro, ou seja, após enviar um e-mail para esse endereço – sugiro que copie e cole no cliente de e-mail – depois de alguns segundos ele irá gerar um cartão com base nos detalhes do seu e-mail.
Após, temos duas opções, que são:
Gerar um novo endereço de e-mail: que assim como o próprio nome já diz, criar um novo e-mail único para o cartão;
Envie um e-mail para mim neste endereço: que enviara um e-mail para o seu e-mail cadastrado no Trello deste e-mail para que você possa anotar ou guardar como contato.
A última opção diz respeito a qual o comportamento que o e-mail deve ter quando foi convertido em cartão, ou seja, em qual lista ele deve ser criado e se deve ser acrescentado no topo ou no final da lista.
Alguns pontos importantes:
Cuidado com quem tem acesso ao e-mail. O Trello não faz distinção. Se alguém obtiver acesso ao endereço de e-mail e quiser mandar 200 e-mails, então, serão abertos 200 cartões;
Cuidado com a opção “Gerar um novo endereço de e-mail“, principalmente se você trabalha em equipe, afinal, se trocar de e-mail e ninguém souber pode comprometer o trabalho de muita gente.
Como devo mandar meu e-mail:
O e-mail enviado se converte em um cartão, mas antes de enviar você precisa entender que cada item do seu e-mail será uma configuração no cartão. Em resumo:
O assunto do e-mail se tornará o nome do cartão;
O corpo do e-mail se torna a descrição do cartão;
Se o e-mail tiver anexos, serão transformados em anexos do cartão;
Se você inserir no assunto do seu e-mail # (hashtag) então o Trello entenderá que isso é uma etiqueta. Se essa for sua intenção, então entenda que:
Você pode usar #nomedacategoria
Você pode usar #nomedacor
Você pode usar #númerodacategoria
Se você usar o @nomedousuario então o cartão será criado como o usuário mencionado como responsável.
Por que eu deveria usar isso?
Agora que você já sabe que essa possiblidade existe deve estar se perguntando se deveria ou não utiliza-lo. Então ok, deixa eu contar um pouco da minha experiência.
Loja virtual:
Não sei se você sabe, mas eu também sou Freelancer e em um dos projetos que participei meu cliente montou uma loja virtual para vender camisetas personalizadas.
Para controlar o fluxo de vendas, isso é, do momento que o cliente efetuou a compra até o momento que o produto era entregue, ficou definido que o controle seria realizado via Trello.
Então, toda vez que o cliente efetuava uma compra, automaticamente o sistema enviava um e-mail para o Quadro do Trello em uma lista que representava as novas compras.
A equipe era formada por três pessoas e isso possibilitava que rapidamente algum deles visse o cartão e começasse a atuar.
Simples assim.
Trabalho em equipe:
Não sei se você sabe, mas fora os “freelas“ também trabalho em tempo integral em uma empresa.
Trabalho na área de TI e tempos atrás tínhamos um problema grande em difundir as informações de problemas de sistema que estavam ocorrendo, até mesmo pela natureza do negócio ocorria de duas ou três pessoas estarem analisando o mesmo problema sem ao mesmo saberem.
A comunicação ocorria principalmente por e-mail e pela quantidade de e-mais diários acabávamos caindo nessa situação. Fora isso, toda hora tínhamos que ficar nos perguntando qual o status de cada situação.
Na ocasião começamos a usar o Trello e notamos uma grande evolução. Quando amadurecemos ainda mais na sua utilização, começamos a utilizar a criação do cartão por e-mail.
É bem simples, quando iriamos acionar alguma outra área, por exemplo, colocávamos o e-mail do quadro na CCO (cópia oculta) e o cartão era criado no Quadro.
Todos estávamos cientes dos problemas e depois do seu andamento através do acompanhamento do mesmo.
Em resumo:
Se você utiliza o Trello e cria vários cartões então vale muito a pena utilizar o recurso de criar cartões via e-mail, pois, além de ser uma forma mais rápida você pode automatizar a entrada de dados através de alguma outra fonte (como fizemos para a loja virtual).
Por favor, não deixe de comentar se o conteúdo te ajudou de alguma forma.
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