Email em fluxos de trabalho remotos: uma relação complicada

Terry Crews não verifica seu e-mail antes de ir para a academia, mas pode apostar que todo mundo o faz. Ao longo de quase 50 anos (!), O e-mail se tornou um marco em nossa vida profissional. Agora que o local de trabalho moderno se transforma em remoto, é hora de desafiar o status quo: @mailto pertence a fluxos de trabalho remotos? 🤔

Se você é como a maioria dos trabalhadores do conhecimento, é provável que tenha uma relação de amor e ódio com sua caixa de entrada.

Por um lado, mantém você informado e sempre em contato com sua equipe. Por outro lado, é como uma guia que é quase impossível de soltar.

No artigo de hoje, vamos nos aprofundar para responder às seguintes perguntas:

✋ Antes de começar … Cobrimos muitos campos sobre comunicação eficaz em um local de trabalho remoto. Se você perdeu algum de nossos artigos anteriores, aqui está um punhado que você deve morder quando terminar de ler:

E agora para o prato principal.

Por quê ainda precisamos de e-mail em fluxos de trabalho remotos (mais ou menos ) 🤔

Eu amo e-mail. Sempre que possível, procuro me comunicar de forma assíncrona. Eu sou muito bom com e-mail.—Elon Musk

1. Email = Presença Online ⛓

Alguns dizem que você não pode ter uma presença “social” se não tiver uma conta no Facebook. Embora não possamos (des) provar essa afirmação, uma coisa é certa: você não pode ter uma presença online sem uma conta de e-mail.

Na rede profissional, qualquer tipo de relação de trabalho começa com um e-mail. Isso é especialmente verdadeiro em empresas que dependem de 100:

💼 Envio de formulários de emprego
🗓 Agendamento de entrevistas em vídeo
📄 Envio de documentos de trabalho
🤝 Onboarding e mentoria remotos

Mas isso não é tudo.

O e-mail é efetivamente o portal para a colaboração remota. Ele permite que você se inscreva em plataformas de colaboração, aceite os boletins informativos da empresa ou … envie tíquetes de helpdesk quando as coisas vão mal.

2. É o avô de Async ⏳

O que quer que as pessoas digam sobre e-mail, uma coisa é certa: é o canal de comunicação assíncrono mais antigo.

Período. E ainda está aqui hoje, quase 50 anos depois que o primeiro e-mail foi enviado dentro da rede ARPANET do Departamento de Defesa dos Estados Unidos.

Então, por que a comunicação assíncrona escrita é tão importante?

🗄 É um registro permanente das interações da equipe
🔎 Permite filtrar e pesquisar informações específicas
✏️ Encoraja uma comunicação mais deliberada
🧠 Recompensa a concentração intensiva (quando bem usado)

Ainda não está convencido?

Confira nosso artigo “Comunicação síncrona ou assíncrona, essa é a questão” (em inlês) para ver por que o assíncrono é como uma superpotência de trabalho remoto! 🧙‍♂️

3. Ele tem * quase * nenhuma curva de aprendizado 🧐

Email é extremamente simples. Seja para criar uma conta de e-mail, ler e-mails recebidos ou redigir mensagens, todos nós sabemos como fazer isso.

O enigma “Responder a todos” via Coolness Graphed

Ocasionalmente, pequenos soluços – como clicar em Responder a todos em toda a lista de distribuição da sua empresa – acontecem. Mas devemos colocar a culpa disso no fator humano do que na própria tecnologia.

Em termos de comunicação, o e-mail pode ter profundidade e amplitude. Mas também tem um limite de entrada baixo. E isso significa que até mesmo os usuários não técnicos podem pegar o jeito em um instante.

O bom , o mau e o feio do e-mail 👎

“Decidimos responder à pergunta: como seria o e-mail se decidíssemos inventá-lo hoje?”Lars Rasmussen, co-criador e desenvolvedor do Google Wave

Apesar dos méritos do e-mail, parece que muitos usuários têm problemas com ele.

Basta ir em frente e consultar o Google por “e-mail está morto” para ver o que queremos dizer.

Desde que os irmãos Rasmussen revelaram o Google Wave em 2009, tem havido uma corrida contínua para melhorar a tecnologia.

Então, por que a má publicidade?

Já estamos fartos de IMAP e SMTP? Ou é porque a experiência do usuário permaneceu praticamente inalterada por mais de quatro décadas?

Vamos descobrir.

1. Email faz tudo , certo? 🤹‍♂️

Não, seu cliente de e-mail não pode preparar café ou servir torradas francesas, mas … ele pode fazer quase todo o resto.

Hoje em dia, o e-mail se desviou de sua função tradicional de canal de comunicação e se tornou um:

📑 Serviço de compartilhamento de arquivos;
🗣 Sala de chat para toda a equipe;
📆 Ferramenta de agendamento;
🗞 Agregador de notícias;
📊 Quadro branco digital;
✅ Lista de tarefas.

Com todas essas coisas acontecendo nos confins de nossas caixas de entrada, é realmente difícil continuar a nos concentrar em um trabalho significativo . Pior ainda, é um grande desafio dizer o que é importante em primeiro lugar.

Embora tecnicamente você possa usar o e-mail além da comunicação baseada em texto, isso não significa que você deva.

O e-mail foi criado primeiro como uma ferramenta de comunicação e se destaca exatamente nisso.

2. Isso vem com expectativas irrealistas ⏳

Nos primeiros dias da Internet, os e-mails eram mais deliberados e orientados para “fazer a conexão”.

Eles eram muito parecidos com o correio tradicional, exceto muito mais rápido. Mas a era da comunicação instantânea mudou essa dinâmica.

Hoje em dia, a maioria dos emails vem com a expectativa de uma resposta instantânea.

Não importa se você está retransmitindo um tipo de situação de vida ou morte ou uma receita de torta de maçã. A maioria dos usuários de e-mail fica ansiosa e frustrada quando não há “ping” na caixa de entrada logo após clicar em enviar.

Colocando em dia o e-mail de Michelle Rial, BuzzFeed

As expectativas incompatíveis do remetente/destinatário são uma sementeira perfeita para o ressentimento e o conflito no local de trabalho.

E quando você combina diferenças de fuso horário e desalinhamento da equipe, obtém uma receita para fluxos de trabalho remotos voláteis. 🔥

3. É viciante 🤩

Com vontade de abrir sua caixa de entrada de novo?

Provavelmente, você verificou seu e-mail pelo menos uma vez enquanto lia este artigo. E apostamos que você fará isso de novo antes de terminar de ler esta seção.

Não se preocupe. Seu cérebro está conectado dessa forma.

De acordo com a Psychology Today , a tentação de verificar repetidamente nossas caixas de entrada 10, 20 ou 30 vezes por dia é alimentada por dopamina.

A dopamina é um neurotransmissor que regula o funcionamento do nosso cérebro e, entre outras coisas, nos faz buscar atividades estimulantes como sexo e drogas.

Veja a conexão?

Cada vez que você recebe um novo e-mail, percorre feeds de mídia social ou produz tweets, seu cérebro fica preso no que é chamado de ciclo de dopamina.

Como cada uma dessas atividades vem com uma recompensa instantânea de curtidas, novos compartilhamentos e novidades, você quer voltar para mais e ficar por mais tempo.

O Inbox Zero é a resposta? 🤯

O que é Inbox Zero? 📭

O termo “Caixa de Entrada Zero” foi cunhado pelo palestrante e especialista em produtividade Merlin Mann durante seu Google Tech Talk em 2007. Mann descreveu a Caixa de Entrada Zero (Inbox Zero) como seu sistema para lidar com o grande volume de correspondência de e-mail que ele recebeu.

Em teoria, o Inbox Zero pode ajudá-lo:

🔄 Cultive bons hábitos de e-mail
✋ Coloque limites em sua caixa de entrada
📉 Limite o uso de e-mail
🗑 Mantenha os e-mails indesejados fora
👀 Concentre-se nas coisas importantes
⏱ Economiza tempo a longo prazo

Se você está pronto para algumas vibrações de 2007, aqui está Mann apresentando o conceito:

Como funciona o Inbox Zero?

A abordagem de Mann é baseada em Getting Things Done (GTD) de David Allen e foca no processamento de informações eficiente . Em vez de deixar os e-mails ficarem na sua caixa de entrada por meses a fio, você toma providências para cada um deles assim que possível.

Veja como:

🔄 Processe as informações: Mais de 1.000 e-mails não lidos estão deixando você acordado à noite? Arregace as mangas e mãos à obra. Reserve algum tempo a cada semana para olhar sua caixa de entrada (de forma crítica) e limpe o máximo possível da desordem de uma vez. Não pense muito em e-mails individuais e passe de uma mensagem para outra sem hesitação
🗑 Excluir: Se você for como a maioria dos trabalhadores remotos, é provável que poucos e-mails que acabem na sua caixa de entrada sejam ouro puro. Se você tiver um pressentimento de que um determinado e-mail não vale seu tempo e atenção, exclua-o imediatamente. Crie o hábito de limpar impiedosamente tudo que não “clicar” imediatamente para você
🗄 Arquivo: Esta etapa é bastante direta. Todos os e-mails que podem ter algum valor em um futuro próximo devem terminar em uma única (atenção a ênfase) na pasta Arquivo para referência. Mantenha a estrutura de sua pasta de e-mail o mais simples possível. Inicialmente, você pode achar difícil decidir o que é um goleiro, mas ficará mais fácil com a prática
➡️ Delegar: Às vezes, você não estará em posição de responder a um e-mail ou agir. Você deve encaminhar/delegar imediatamente tudo o que não pertence à sua caixa de entrada e esquecer que sempre esteve lá.
📤 Responda: Isso é algo que já discutimos em nosso artigo GTD (leia aqui (em inglês)). Todo e-mail que puder ser respondido em 2 minutos deve ser tratado o mais rápido possível. Se você acha que precisará de mais tempo ou contexto para responder, adie sinalizando ou suspendendo, dependendo de seu cliente de e-mail e preferência pessoal
👆 Faça: Se um e-mail exigir que você execute uma ação que pode ser concluída em 2 minutos, como compartilhar um arquivo, você deve cuidar disso imediatamente. Caso contrário, suspenda e encontre um espaço em branco em sua programação para resolver mais tarde

Fluxos de trabalho remotos: o e-mail é uma opção, não uma prioridade 👆

1. Comunicação interna ou externa, essa é a questão 📬

O e-mail é ótimo para comunicação externa com clientes e fornecedores. Ele tem a gravidade e as vibrações de negócios que o tornam perfeito para negócios oficiais. Mas quando se trata de comunicação interna e colaboração em equipe, isso não impressiona:

🔀 Torna a delegação de trabalho um incômodo
🚧 Cria silos de comunicação
✅ Não suporta gerenciamento de tarefas
📊 Seus KPIs não refletem a produtividade da equipe

Os fluxos de trabalho remotos requerem que todas as ferramentas e processos funcionem em perfeita sinergia. Quando você tenta realizar todos os tipos de trabalho com uma única ferramenta que não foi projetada para nenhum deles, você não deve esperar resultados satisfatórios.

2. Misture e combine: o contexto é importante 👉

A acessibilidade do e-mail o tornou a opção ideal para qualquer tipo de comunicação empresarial. Mas isso não significa que seja sempre o mais apropriado para usar.

Você não deve usar e-mail como padrão para:

⏰ Assuntos urgentes que requerem uma resposta imediata;
🤝 Discutir assuntos pessoais sensíveis;
🔥 Lidando com conflito e desacordo;
🤐 Evitando conversas cara a cara difíceis;
🤷‍♂️ Dando instruções complexas.

No Taskade, você pode escolher entre três canais de comunicação principais, cada um disponível diretamente no espaço do Projeto.

O Taskade permite que você ligue, converse e faça videoconferência com sua equipe, dependendo do contexto e da situação.

3. E-mail ≠ Armazenamento em nuvem 📂

Você já tentou “colaborar” em um documento enviando por e-mail revisões consecutivas do arquivo para frente e para trás?

Depois que todos começarem a enviar sua versão “final” do documento, com nomes e extensões de arquivo diferentes, as coisas podem sair do controle rapidamente.

Todos nós já passamos por isso.

Não seria muito mais fácil colaborar em tempo real para não perder a noção de quem está fazendo o quê? O Taskade facilita os fluxos de trabalho remotos naturalmente. Ele permite que você seja coautor de documentos, deixe comentários e converse sobre os detalhes no mesmo espaço do Projeto.

Igual a. 👇

4. Uma única fonte de verdade (que não é e-mail) 💡

Sua caixa de entrada pode estar cheia até a borda com pedaços úteis de conversas e anexos. Mas ainda é sua caixa de entrada.

E isso o torna fora dos limites para o resto da sua equipe.

Mesmo quando você encaminha essas pepitas para sua lista distribuída, sempre haverá alguém que “não recebeu o memorando”.

O que sua equipe distribuída realmente precisa é de uma única fonte de verdade descentralizada (SSOT). Sua equipe precisa de um repositório de conhecimento compartilhado e colaborativo que esteja acessível 24 horas por dia, 7 dias por semana, e sempre atualizado.

Quer saber como você pode criar um no Taskade? Verifique nossos artigos sobre o Método Zettelkasten (em inglês) e Construindo um Segundo Cérebro (BASB) (em inglês) para começar.

Conclusão 🐑

O e-mail ainda pode fazer parte dos fluxos de trabalho remotos modernos?

Absolutamente. Isso significa que você deve seguir esse padrão para cada interação com sua equipe? Na verdade.

O e-mail ainda pode ser o rei do assíncrono, mas para usá-lo de forma eficaz, você precisa (re) aprender seus fundamentos. E a melhor maneira de fazer isso é manter as coisas simples.