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Guia de produtividade da equipe: como criar equipes remotas mais rápidas

Parceria O artigo abaixo foi originalmente publicado no Blog do Taskade e está sendo publico graças à nossa parceria. × Dismiss this alert.

Gerenciar uma equipe (remota) é como correr pelas masmorras da Cripta do Necrodancer.  Mova, espere, ataque, reagrupe … sua equipe age e reage em um ritmo bem distinto.  A questão é: “Como ajustar esse ritmo para aumentar a produtividade da equipe?”

Aqui está a nossa dica.

Equipes distribuídas – incluindo as suas – PODEM ser mais eficazes do que suas contra-partes co-localizadas.

Eles podem planejar, se comunicar, tomar decisões e realizar o trabalho com mais rapidez e menos atrito.

Parece legal, certo?

Neste artigo, você aprenderá como reconectar a dinâmica de sua equipe com melhorias incrementais, passo a passo.

💡  Antes de começar … Se você quiser entrar em sintonia com as vibrações da produtividade da equipe, certifique-se de verificar artigos semelhantes no blog quando terminar de ler.

Então, sem mais delongas …

Trabalho remoto:

Quando a pandemia atingiu, há mais de um ano, as empresas em geral estavam estabilizadas.

Proprietários, gerentes e funcionários de empresas tiveram que descobrir e testar em campo uma fórmula completamente nova para colaboração , comunicação e coordenação .

Ao contrário do que dizem os pessimistas, essa “fórmula remota” não apenas ajudou as empresas a se manterem à tona. Também nos ajudou a elevar a produtividade a um nível completamente novo.

Em uma pesquisa BCG global, 76% dos funcionários que fizeram a transição para o trabalho remoto em 2020 relataram produtividade igual ou superior da equipe com tarefas administrativas, de dados e criativas. (1)

Mas há mais no benefício do trabalho remoto:

  1. 🤝  Acesso a talentos especializados e independentes de localização

  2. 🌓  Continuidade de negócios em vários fusos horários

  3. 🧘‍♂️  Melhor equilíbrio e flexibilidade entre vida pessoal e profissional

  4. 🧠  Mais tempo para um trabalho significativo e focado

  5. 💸  Menor sobrecarga e melhor alocação de recursos

Não é à toa que a pesquisa de trabalho remoto da PwC nos Estados Unidos (janeiro de 2021) descobriu que 83% dos empregadores e 73% dos funcionários consideraram o experimento remoto um sucesso. (2)

Acelere sua equipe remota ⚡️

Claro, nem todas as equipes remotas tiveram uma jornada tranquila. 

Obstáculos técnicos, diferenças de fuso horário, camaradagem de equipe fraca , falta de transparência …

Todos esses problemas resultaram no esqueleto idiomático no armário e um grande salto de velocidade para organizações distribuídas novas e experientes.

A boa notícia é que você pode aumentar a cadência de sua equipe em algumas etapas fáceis.

Aprimore suas armas ⚔️

Etapa 1: Simplifique a pilha remota 🧰

As ferramentas remotas são ótimas, exceto quando confundem sua equipe com recursos exagerados, complexidade desnecessária e uma curva de aprendizado acentuada.

Conforme observado pelo Project Management Institute:

“Os vencedores explicam claramente o que precisa ser feito em um projeto, por quem, quando e como. Para isso, eles usam uma caixa de ferramentas integrada, incluindo ferramentas, métodos e técnicas de PM. Os líderes reconhecem que a chave para a sobrevivência é uma caixa de ferramentas construída com um conjunto de ferramentas que são mutuamente compatíveis e funcionam em sincronia. ” (3)

Simplificar a pilha remota tornará sua equipe ágil e responsiva. Isso também o deixará menos sobrecarregado pela tecnologia destinada a reduzir o atrito em primeiro lugar.

Ao unificar a funcionalidade e reunir todos os projetos em um único espaço, você poderá maximizar a visibilidade do projeto e dar clareza e propósito à sua equipe.

Etapa 2: Habilite o Fluxo de Informações 📤

Você pode colocar sua equipe em um carro muito rápido – dê a eles as melhores ferramentas, defina objetivos claros e remova todos os obstáculos – mas eles não chegarão a lugar nenhum se não puderem dirigir.

E é aqui que o conhecimento da equipe entra em jogo.

De acordo com o Chartered Institute of Personnel and Development, a inteligência do processo (documentação, guias, perguntas frequentes) é fundamental em equipes remotas:

“[…] compartilhar informações focadas no problema é mais importante para o desempenho de equipes presenciais, enquanto compartilhar informações de processo e conectar-se com membros da equipe em um nível social é mais importante para o desempenho de equipes virtuais […]” ( 4)

Existem dois métodos principais para gerenciar o conhecimento dentro de uma organização.

  1. 💬  Personalização . Isso pode incluir sessões de coaching individuais, workshops ao vivo, bate-papo com refrigerador de água (sim!), Reuniões do clube do livro virtual, programação em pares, redação colaborativa e boletins internos.

  2. 📑  Codificação . Você pode codificar o conhecimento usando um wiki de equipe ou base de conhecimento, modelos de documentos, materiais de treinamento em vídeo, equipe Zettelkasten, blog da empresa, plataformas de e-learning e notas de reuniões.

É fundamental que você crie um repositório de conhecimento centralizado para que sua equipe possa armazenar, navegar e recuperar informações 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Etapa # 3: turbinar o estágio de planejamento 🗓

Quer que sua equipe avance rapidamente de um projeto para outro?  Em seguida, você precisa colocar algum esforço extra na priorização e no planejamento.

Planejar com antecedência com toda a equipe a bordo o ajudará a evitar confusão, erros onerosos, aumento de escopo e conflito interno ao longo da linha.

  1. “O que queremos alcançar?”

  2. “Como vamos conseguir isso?”

  3. “Quais ferramentas e recursos iremos usar?”

  4. “Que obstáculos podemos prever?”

  5. “Quem vai assinar o projeto após a conclusão?”

  6. “O que define o sucesso do projeto?”

  7. “Quem é responsável pela tarefa A, B, C …” 

O planejamento deve acontecer em um espaço de trabalho centralizado ou hub de colaboração .

Para que sua equipe possa ver todas as peças móveis em um só lugar. 

Também é uma boa ideia explorar dados históricos para estimar a duração de tarefas específicas e definir prazos para projetos.

Preparar, apontar, disparar 🎯

Etapa # 1: Concentre-se em um projeto / problema de cada vez ☝️

Grandes projetos podem ser opressores, especialmente quando se desenvolvem em vários fusos horários. 

Você pode aumentar a produtividade da equipe concentrando-se em tarefas pequenas e gerenciáveis.

O mesmo é verdadeiro para fazer malabarismos com tarefas e projetos. 

Vários estudos mostraram que a multitarefa simplesmente não funciona. Além disso, é sobrecarregado por um custo cognitivo:

“Embora os custos de troca possam ser relativamente pequenos, às vezes apenas alguns décimos de segundo por troca, eles podem somar grandes quantias quando as pessoas alternam repetidamente para frente e para trás entre as tarefas.”—Multitasking: Switching Costs, American Psychological Association (5)

Colocar muita pressão e esperar um desempenho universalista minará o foco de sua equipe e reduzirá a velocidade no caminho.

Se você está procurando uma alternativa para multitarefa e troca de contexto, certifique-se de ler nosso artigo Multitarefa para equipes multifuncionais remotas (em inglês) para obter algumas dicas.

Etapa 2: Valorize o trabalho profundo 🧘‍♂️

Não importa se sua equipe atua em marketing, RH ou engenharia. 

Priorizar um trabalho profundo o ajudará a evitar distrações e aumentar o ímpeto.

Conforme definido por Cal Newport, o autor de Deep Work:

“Trabalho profundo é a capacidade de se concentrar sem distração em uma tarefa cognitivamente exigente. É uma habilidade que permite que você domine rapidamente informações complicadas e produza melhores resultados em menos tempo. ” (6)

E é exatamente isso que sua equipe precisa para progredir.

Permitir um tempo profundo de trabalho – longe de reuniões, bate-papo e chamadas – permitirá que sua equipe aumente o potencial de aprendizagem, encontre o equilíbrio de comunicação e crie melhores hábitos de trabalho.

Certifique-se de desligar e não tenha medo do silêncio. 

Duas ou três horas de silêncio no rádio levarão sua equipe muito mais longe do que oito horas em reuniões sem sentido.

Quer aprender mais sobre trabalho profundo? Verifique este artigo (em inglês) para uma visão geral da filosofia de trabalho profunda aplicada a equipes distribuídas.

Reúna a tribo 🔥

Etapa 1: Contrate as pessoas certas 🤝

Se você não consegue se mover rápido o suficiente com o elenco atual, considere trazer novos talentos para a mesa. 

Sangue fresco vai aliviar a pressão e lhe dar uma nova perspectiva.

Antes de colocar seu limite de RH, pergunte-se o seguinte:

  1. “Qual é o tamanho mínimo de equipe viável para o projeto?”

  2. “Como a localização geográfica afetará a comunicação?”

  3. “A mão de obra adicional compensará o tamanho da equipe?”

  4. “Quanto tempo de treinamento o novo membro exigirá?”

Encontrar as pessoas certas para o trabalho é uma coisa.

Encontrar um ajuste cultural perfeito e predisposições para o trabalho remoto é um tipo diferente de fera.

“A maioria dos trabalhadores remotos que se saem bem compartilham uma combinação dessas características: habilidades de comunicação proativas e eficazes, tanto verbalmente quanto por escrito; autodisciplina e capacidade de foco; habilidades organizacionais e de gerenciamento de tempo; a capacidade de solucionar pequenos problemas técnicos ou de computador; e experiência anterior trabalhando remotamente. ”—Sara Sutton, CEO e fundadora da FlexJobs via Silicon Republic (7)

Lembre-se de que contratar muitas pessoas diminuirá a transparência e tornará a equipe menos ágil. 

Encontre um equilíbrio entre o tamanho gerenciável da equipe e a produção.

Etapa 2: Ofereça aprendizagem e desenvolvimento 🧠

“Ok, mas e se eu não puder pagar por novas pessoas?”

Não se preocupe. 

Você ainda pode aumentar a produtividade da equipe identificando oportunidades de crescimento e criando um esquema de aprendizado e desenvolvimento adequado.

De acordo com a pesquisa Pulse of the Profession do Project Management Institute, o mundo pós-COVID iguala a importância das habilidades técnicas e sociais.

“Os profissionais de projeto serão obrigados a aceitar muito mais do que a tripla restrição de escopo, tempo e orçamento. Os dados do Pulse mostram que a maioria das organizações dá ênfase quase igual ao desenvolvimento de habilidades de liderança e habilidades técnicas (65 por cento e 68 por cento, respectivamente). ” (8)

É muito mais fácil agir rapidamente com uma equipe experiente e bem alinhada – mesmo que isso signifique uma ampla revisão de L&D – do que contratar e integrar remotamente novos funcionários.

Não negligencie as habilidades sociais. 

Concentre-se em liderança e destreza nos negócios, comunicação eficaz, pensamento crítico e proficiência na resolução de problemas.

Construir um Fluxo de Produtividade da Equipe 🌊

Etapa 1: Aprenda a dizer não 👋

A palavra “não” provoca arrepios na sua espinha? 

Bem, se você quer construir uma equipe ágil que não se rebaixe com ninharias … você apenas terá que fazer as pazes com isso.

When you say no, you are only saying no to one option. When you say yes, you are saying no to every other option. No is a decision. Yes is a responsibility. Be careful what (and who) you say yes to. It will shape your day, your career, your family, your life. — James Clear (@JamesClear) January 24, 2018

O caminho para a produtividade é pavimentado com escolhas difíceis. 

Para agir rapidamente, você precisa fazer “não” a resposta certa para:

  1. 🔄  Tarefas que devem ser delegadas

  2. 🤷‍♂️  Reuniões sem agenda

  3. 🤯  Reuniões que sufocam o trabalho

  4. 🔌  Fique conectado 24 horas por dia, 7 dias por semana

  5. ⏰  Prazos irrealistas

  6. 📈  Escopo / variação do projeto 

  7. 🤹‍♀️  Multitarefa (eca)

“Em uma startup, a oportunidade é tão grande e há tanto para realizar que é tentador [assumir] tudo”, diz ela. “Mas se você não tem tempo para fazer [algo] bem, está prestando um péssimo serviço à pessoa para quem disse sim.”—Katherine Hays, fundadora e CEO da Vivoom via HBR (9)

Equipes remotas ágeis são capazes de dizer não e extremamente exigentes sobre as coisas que escolhem buscar. Ocupação não é sinônimo de produtividade.

Etapa 2: Aumente a responsabilidade e a propriedade ✊

Equipes com alta propriedade cometem menos erros e se recuperam após o fracasso muito mais rápido. 

Eles aceitam o feedback e o usam para corrigir o curso quando as coisas vão mal.

Responsabilidade significa que cada membro da equipe assume total responsabilidade por suas ações, cumpre os prazos e age no melhor interesse da equipe.

“Quando as pessoas param de dar desculpas, de culpar os outros e se apropriam de tudo em suas vidas, elas são compelidas a agir para resolver seus problemas. Eles são melhores líderes, melhores seguidores, membros da equipe mais confiáveis ​​e ativamente contribuintes, e mais habilidosos em dirigir agressivamente para o cumprimento da missão. ”—Jocko Willink & Leif Babin, Extreme Ownership: How US Navy SEALs Lead and Win (10)

Para incentivar a propriedade em sua equipe distribuída, aplique o que os ex-comandantes da Marinha SEAL, Jock Willink e Leif Babin, chamam de “4 Leis de Combate”.

I use the four laws of combat: cover and move, simple, prioritize and execute, and decentralize command. Add in Extreme Ownership and balancing the dichotomies of leadership and things seem to work. — Jocko Willink (@jockowillink) December 9, 2019

  1. 🛡 Cubra e mova. Cada membro da equipe é responsável por proteger e apoiar o restante da equipe. Também é sua função como líder assumir a responsabilidade quando sua equipe está ficando para trás. Sem apontar o dedo.

  2. ⚙️  Simplifique. Convide sua equipe desde o início. Envolva cada membro da equipe no estágio de planejamento para que eles possam entender a estratégia e se preparar de acordo. Informe a todos sobre o “porquê” e “o quê” para evitar confusão.

  3. ⏩  Priorizar e executar. Concentre-se primeiro nos problemas mais urgentes e difíceis. Sua equipe deve aprender como identificar as principais tarefas do momento e corrigir o curso quando necessário.

  4. 👥  Comando descentralizado. Dê a sua equipe autonomia para planejar, tomar decisões e agir. Não microgerencie. Parte com algum controle para tornar sua equipe mais ágil.

Definir padrões de comunicação 📣

Etapa 1: Esteja lá para sua equipe 🤝

Dê à sua equipe todo o suporte de que ela precisa para progredir. Forneça orientação e mentoria para capacitar os membros da sua equipe e ajudá-los a crescer.

Ser um bom líder não significa que você precisa ficar conectado 24 horas por dia, 7 dias por semana e responder a todas as perguntas. Isso não é produtivo e limita o microgerenciamento.

Brian Kropp, vice-presidente de pesquisa do Gartner, diz que é importante fornecer “segurança psicológica” aos funcionários remotos, algo de que todos precisamos neste momento difícil:

“Mesmo antes da crise, os empregadores tratavam cada vez mais os funcionários como principais interessados. Durante essa crise, você pode mostrar aos funcionários que você planeja cuidar deles por muito tempo […] ” (11)

Quando bem feita, a comunicação interna orgânica o ajudará a quebrar barreiras interpessoais, promover camaradagem e aumentar a produtividade da equipe.

Aqui estão algumas idéias:

  1. 📬  Crie uma caixa de sugestões virtual.

  2. ❤️  Execute pesquisas de pulso regulares.

  3. 🤝  Ofereça sessões de mentoria individuais.

  4. 🎉  Comemore as vitórias de pequenas equipes.

Uma abordagem mais prática permitirá que você entenda melhor os impulsos, os pontos fracos, os desejos e as expectativas de sua equipe e abordará todos os quatro.

Etapa 2: Comunicação da equipe ... Vá com calma 🧘‍♂️

Se há algo que impede o ímpeto da equipe mais do que microgerenciamento, são as reuniões. 

Isso é especialmente verdadeiro para encontros longos e não comprovados.

Não deixe que as reuniões se tornem a medida da produtividade da sua equipe. 

Em caso de dúvida, aplique as regras de reunião que Larry Page introduziu no Google em 2012. (12)

  1. ☝️ Cada reunião precisa de um tomador de decisões.

  2. 👥  O tamanho ideal da reunião é <10 participantes.

  3. 🚪 Se você não está contribuindo, saia.

  4. ⏰  Não espere por uma reunião para tomar decisões importantes.

As reuniões devem ser sempre secundárias à comunicação assíncrona. 

Certifique-se de que a maioria das conversas ocorra em um local central para que ninguém perca nada.

Se você deseja descobrir os segredos da comunicação assíncrona, leia nosso artigo Comunicação síncrona ou assíncrona, essa é a pergunta (em inglês) para obter mais dicas.

Conclusão:

Sintonizar vibrações remotas é apenas o primeiro passo para aumentar a produtividade e velocidade da equipe.

Você ainda precisa ajustar o ritmo ao longo do caminho para atingir o potencial máximo.

  1. 🛠 Otimize as atividades de negócios do dia-a-dia.

  2. 🚧 Remova os obstáculos comuns de trabalho remoto.

  3. 💬 Aprenda os segredos de uma comunicação eficaz.

  4. 🤝 Confie na sua equipe para fazer a coisa certa.

Comece pequeno e aumente o ritmo, batida a batida. E se você precisa de uma ferramenta sem atrito para tocar o ritmo remoto, o Taskade está aqui para você.

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